Framgång med e-arkiv
Den första stötestenen är mottagande av data mot e-arkivet. Sökning sker på metadata och innehåll. Hur mycket av detta kan och bör vi arkivera? Ser vi bakåt kan oss dock se att denna resa skett stegvis och förvånansvärt långsamt. Detta är detsamma liksom Extract, Transform, Load ETL och har länge använts vid sammanställning av datalager från flera källor, data warehouse, beslutsstöd eller business intelligence BI.
En svårlöst fråga än idag. Idéen avslogs efter protester kring hotet mot den personliga integriteten [2]. Vad är det då som skiljer behoven för ett e-arkiv jämfört med andra system? De senaste 20 år har ett antal olika e-arkiv växt fram i Sverige, som platsbyggda monolitiska lösningar, såsom kommersiella produkter och även som open source. Både originalfil och konverterad fil kan då lagras.
Framgång med e-arkiv
Pandemin förändrade inom ett slag vårt sätt att arbeta, samhället har blivit mer internetberoende, sociala medier dominerar vår kommunikation. Men ett e-arkiv ska per definition kunna ta emot information från samtliga upptänkliga datakällor. Kravet på formatering av indata blir alltså ett nytt problem som behöver hanteras och som är betydligt mer resurskrävande än vid arkivering av papper. Integritet behöver också säkras för inlevererade data, vanligen genom beräkning av checksummor och sedan löpande verifiering av dessa för att upptäcka förvanskning alternativt fel, så kallad fixity check eller cyclic redundancy checks.
Ett e-arkiv behöver också en gränssnitt för att exportera informationen till andra system, ett API. Vid sökningen blir detta också uppenbart hur viktigt det är för att ett e-arkiv har kontroll över behörighet på grund av åtkomst till informationen. Det första förslaget rörande införande av ett centralt digitalt arkiv lades fram för kongressen i USA så tidigt som , då myndigheterna i landet redan hanterade miljarder digitala handlingar.
Digitaliseringen har tagit sjumilakliv bara de senaste åren. Hur uppgifter kan struktureras finns angivet i ett flertal olika specifikationer.
Gemensamt för alla lösningar är att en databas för indexerat metadata behövs för effektiv sökning. Metadata kan lagras direkt i databas tillsammans med referens till de tillhörande filerna eller såsom XML sparad på samma plats som filerna. Paketeringen varierar också, men de flesta e-arkiv eftersträvar en enhetlig lagring av filer samt metadata utan direkta beroenden till hur informationen lagrades i de ursprungliga systemen.
Papper plats dock den föreskrivna arkiveringsmetoden fram till då den nya arkivlagen trädde i kraft. Även tekniken har varit en utmaning och existerar det fortfarande. E-arkiv rymmer funktionalitet för för att ta emot data, ordna det på en strukturerat sätt, lagra stora mängder, tillhandahålla sökning och utlämning och slutligen att bevara denna data över tid. De sista hindren till helt digitala processer är undanröjda.
Ingen konsensus råder kring vilken standard som gäller inom olika verksamheter. Ett klassiskt verksamhetssystem har enstaka begränsad mängd kanaler för informationsutbyte. Sökning samt presentation varierar stort mellan olika e-arkiv. Hur detta kan ske fastställs i en leveransöverenskommelse, för vilka källor som får leverera in data och enligt vilka format och kommunikationskanaler.
Rapport om framgång med e-arkiv
Hur uppgifter lagras varierar mellan olika e-arkiv; det förmå röra sig om flata filstrukturer, mapp-strukturer uppbyggda efter en viss logik eller för för att uppnå prestanda, eller lagring i databaser. på grund av bevarande kan filer över tid behöva omvandlas från äldre till nyare format för för att informationen fortfarande ska vara användbar. Vissa äger endast rudimentära sökmöjligheter medan andra har avancerade lösningar med logik, urvalsfilter, fasetter, sortering, filformatskonvertering, visning och utlämning.
Regler kan sättas upp för att endast tillåta vissa format samt filformatskonvertering erbjuds med hjälp av tredjepartsprodukter. Utöver detta behöver e-arkivet också skyddsmekanismer mot intrång, haveri och felaktigt handhavande för att att nå ett mål eller resultat god informationssäkerhet i lösningen. Det finns ett referensmodell som beskriver vilka funktioner som behövs inom ett e-arkiv, både tekniska och rent funktionella, Open Archival Information System OAIS.
till e-arkiv kallas detta för ingest, där inkommande data valideras och paketeras om för för att lagras internt. Integritetsfrågan har blivit en från våra största utmaningar. Termerna funktion och struktur betyder ju mer än bara algoritmer samt program, det inkluderar också rutiner och arbetssätt. Samtidigt har också nya hot dykt upp som mörka moln på himlen. Andra tillägg är säkerhetsgranskning av inkommande filer.
Riksarkivet började ta emot digitala leveranser, då kallat ADB-upptagningar, redan under talet [1]. Tyvärr finns detta inte en standard, utan många.